Naar aanleiding van agendapunt van het AB: 2.b: Adviesnota 'Werkwijze commissies algemeen bestuur 2025'
Het algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta in vergadering bijeen d.d. 19-02-2025
Onderwerp: Stoppen met parallel vergaderen
Het algemeen bestuur,
gehoord de beraadslaging,
Constaterende dat:
Een meerderheid van het algemeen bestuur tégen het voortzetten van parallelle commissievergaderingen is;
Verschillende fracties, en dan met name kleinere fracties, óók na het toelaten van burgerleden en het langere tijd werken met parallelle sessies, nog steeds niet tot volledige bezetting of überhaupt bezetting (kunnen) komen voor iedere commissievergadering;
Voor kwalitatief parallel vergaderen het noodzakelijk is om de kapel of het koetshuis te verbouwen (o.a. ten behoeve van een livestream die goed te volgen en te raadplegen is, iets wat extra belangrijk is wanneer mensen door parallel vergaderen per definitie niet altijd fysiek aanwezig kunnen zijn). Dit is ingrijpend en gaat gepaard met substantiële kosten. Het gaat dan om zowel directe als ook indirecte éénmalige kosten, gevolgd door terugkerende kosten om de betreffende ruimte ook daadwerkelijk voor vergaderingen te benutten;
Doorgaan met parallel vergaderen het uitgangspunt is van de adviesnota ‘Werkwijze commissies algemeen bestuur 2025’ die voorligt, maar stemming over de genoemde adviesnota niet gelijk staat aan stemming over parallel vergaderen. Indien het AB besluit door te gaan met parallel vergaderen, kan een tegenstander van parallel vergaderen er alsnog toe besluiten om de adviesnota te steunen omdat men een aangepaste vergaderruimte in dat geval van belang vindt,
Overwegende dat
De premisse van een pilot niet is om stilzwijgend over te gaan in beleid, maar om een wijziging van beleid in de praktijk uit te proberen en op basis daarvan te besluiten over voortzetting ervan;
Iedere fractie de mogelijkheid moet hebben om een bijdrage te leveren in iedere commissievergadering, waarbij het collegiaal is wanneer hun standpunten bij hun afwezigheid door een andere fractie worden meegenomen of ingebracht, maar dit niet voldoet als substituut;
Het wenselijk is dat iedere fractie dezelfde mogelijkheden heeft om een commissievoorzitter te leveren, waarbij onderbezetting als gevolg van parallel vergaderen daarin geen belemmering mag zijn;
Substantiële uitgaven met publiek geld goed onderbouwd dienen te worden, en door een merendeel van het AB en DB moeten worden ondersteund;
Bij parallel vergaderen niet voor iedere commissievergadering de multifunctionele ruimte kan worden benut, die hier juist speciaal voor is ontworpen en aanzienlijke voordelen heeft boven andere ruimtes;
Voor parallel vergaderen met een beperkte bezetting het een voorwaarde is dat men snel tussen vergaderingen kan wisselen, en dat men zelf kan bepalen wanneer men dat doet. Dit is praktisch gezien niet mogelijk door de afstand tussen de multifunctionele ruimte en kapel, en voor het koetshuis geldt in mindere mate hetzelfde;
Commissies belangrijker zijn geworden in ons vergadermodel, doordat AB-vergaderingen minder frequent zijn geworden en sommige besluiten daar slechts als hamerstuk (dus zonder debat) worden geagendeerd;
In de commissie Bestuur van 29-01-2025 de werkgroep Nieuwe Werkwijze niet inging op het voorstel om alsnog expliciet uit te vragen of het AB door wil gaan met parallel vergaderen, en het dus aan het AB zelf is om dit te initiëren,
Spreekt uit dat:
Het algemeen bestuur wil stoppen met parallel vergaderen;
Het algemeen bestuur de organisatie de tijd wil geven om deze wijziging mogelijk te maken met het oog op de planning en voorbereiding, maar niet meer tijd dan noodzakelijk is,
Roept de werkgroep Nieuwe Werkwijze op om:
Een adviesnota uit te werken waarin de commissievergaderingen niet parallel plaatsvinden;
Knelpunten die reeds geïdentificeerd zijn met betrekking tot niet-parallel vergaderen hier zoveel mogelijk in mee te nemen, evenals de volgende suggesties:
Alle woensdagavonden benutten, waarbij de twee woensdagavonden vóór de AB-vergadering worden gebruikt voor beeldvormende sessies en andere behandelingen waar geen tijdsdruk op zit. Hierbij valt ook te denken aan thema-sessies waarmee AB- en burgerleden worden bijgepraat;
Oordeelsvormende vergaderingen met weinig agendapunten eventueel na elkaar plannen op één avond, en de commissievoorzitters onderling laten afstemmen over zulke aspecten van de planning;
Presentaties inkorten zodat ze maximaal 20 minuten duren;
Ondersteuners van deze motie uit te nodigen om deel te nemen aan de uitwerking van deze nota;
Deze nota zo op te stellen en te agenderen dat het in ieder geval na het zomerreces van 2025 in kan gaan,
